中文商業Email的書寫技巧：表現出專業與信賴感

Line、Slack等即時通訊軟體盛行，使人們寫Email的機會大幅減少，結果就是要用到時才發現怎麼自己寫起來感覺很「卡」？如果你有一樣的困擾，不妨透過以下文章快速認識商業Email的書寫技巧與禮儀。

信件主旨欄

「信件主旨」是收信方第一眼看到的欄位。在商業書信情境中，建議將標題控制在20字內，簡潔扼要。詳細的內容，就留待正文書寫。

開頭

在一些比較講究的商業信件中，會使用「稱謂+提稱語」來作為開頭。以商務信件的寫作對象來說，常使用的提稱語有以下幾種：

如果信件沒有那麼地講究，則可以用「稱謂+您好」開頭，。這也是現今大多數信件最常見的開頭方式。

正文

稱呼

在內文中，稱呼我方普遍使用「本公司/敝公司」等「本/敝」字開頭的稱呼；而稱呼對方時，則使用「貴公司」、「先生/女士」、「臺端」。

善用字型大小、粗體、換行、顏色創造閱讀中的喘息空間

正文要寫得通暢、言簡意賅這個道理人人都知道，應該不需要我再贅述（如果實在不知道如何寫得通順，可以求助AI工具）。除了流暢的文字外，還可以搭配字型大小、粗體、換行、顏色來凸顯重點。

大致的正文內容順序

1. 說明自己是誰和寫信的來意，然後簡短說明本封信希望對方採取的行動
2. 進入正題
3. 最後一段重新強調希望對方採取的行動
4. 收尾

結尾

商務信件的結尾通常會有「祝頌語」、「署名+末啟詞」、「簽名檔」三個要素。

商務情境的中文祝頌語，常見的只有「順頌 商祺」一種。書寫時每2字一行，「順頌」前要空兩格，「商祺」這一行則不用。不過，實際信件中有許多人會省略以上格式，直接在同一行內書寫。除了中文祝頌語以外，亦有許多人會選擇用英文的「Best,」或「Best regards,」。

署名部分沒什麼好說的，就是寫上自己的姓名與職稱，而末啟詞雖然依據彼此輩分關係有各種寫法，但最通用的還是「敬啟、謹啟、敬上」三者。值得注意的是，有些公司只會在文末附上簽名檔，而完全省略署名+末啟詞。

簽名檔依照每家公司的慣例有所不同，大致上來說，常見元素有：中英文姓名、公司、單位與職稱、電話及分機、電子郵件、公司官網網址、以及公司地址。以上可視公司情況自由選用。

附件檔名

通常，每間公司都會針對數位檔案有統一的命名規範。所以在寄送郵件前，要先將檔案命名整理後再附上去。寄送如「未命名.jpg」的檔案附件，不僅會讓收信方感到困惑，日後要尋找檔案也很困難。

如果公司在這方面還沒有特別的規範，則可以利用以下的元素，並按照特定的順序排列：

• 名稱
• 版本
• 編輯日期
• 角色（如內部用、客戶用）
• 等等

不同元素間用 _ （底線）連接，而單一元素內則使用 – （連接號）。

選擇合適的寄送選項

在寄送Email時，有TO、CC、BCC三種寄送選項。它們的差異主要在於標記對方是否需要回信，以及是否要對收信人隱藏其他收信人的地址。

接著則是Reply、Reply All兩種回覆選項的行為差異：

• Reply：回信給位於TO欄位的所有信箱
• Reply All：回信給位於TO、CC欄位的所有信箱

其他補充

本文介紹的電子郵件寫法只提供商務情境的範例，如果你的信不適用於商業情境，或想了解完整的信件用詞整理，請參考以下文章：

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